Regulations

5th anniversary of Sano and Sano Science Day 2024

I Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki udziału, prawa i obowiązki Uczestników wydarzenia pn. „5th anniversary of Sano and Sano Science Day 2024” (zwanego dalej „Sano Science Day”).

II. Definicje

Określeniom użytym w niniejszym Regulaminie nadaje się następujące znaczenie:

a) Organizator – Sano – Centrum Zindywidualizowanej Medycyny Obliczeniowej – Międzynarodowa Fundacja Badawcza  z siedzibą w Krakowie, pod adresem ul. Czarnowiejska 36 bud. C5, 30-054 Kraków wpisaną do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000797490, NIP 6772446472, REGON 384298430;

b) Uczestnik – osoba fizyczna biorąca udział w Sano Science Day;

c) Speaker – Uczestnik, który wygłasza wykład podczas Sano Science Day lub uczestniczy w panelu dyskusyjnym realizowanym w ramach Sano Science Day

d) Agenda – harmonogram rzeczowo-czasowy Sano Science Day umieszczony na stronie https://sano.science/agenda-for-sano-science-day/

III. Termin, czas trwania oraz miejsce

Sano Science Day odbędzie się w dniu 27 listopada 2024 roku w budynku Centrum Energetyki, p. 309, ul. Czarnowiejska 36 bud C5, 30-054 Kraków.  

IV. Warunki uczestnictwa

1.Niniejszy Regulamin zostaje udostępniony Uczestnikom na stronie internetowej pod adresem https://sano.science/regulations/ oraz podczas rejestracji, o jakiej mowa w pkt. 2) poniżej.

2. Udział w Sano Science Day jest nieodpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz rejestracyjny dostępny na stronie https://sano.science/sanoscience-day-2024-regulations-registration/, w którym osoba chcąca uczestniczyć w Sano Science Day będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, adres mailowy. 

3. W czasie rejestracji, o jakiej mowa w ust. 2 powyżej Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z niniejszym Regulaminem i akceptuje go, co jest warunkiem wzięcia udziału w Sano Science Day.

4. Szczegółowy sposób rejestracji uczestnictwa w Sano Science Day i terminy rejestracji zostały podane na stronie https://sano.science/sanoscience-day-2024-regulations-registration/

5. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Sano Science Day.

6. Udział w Sano Science Day wymaga osobistego stawiennictwa w dacie i miejscu wskazanym w pkt. III powyżej oraz w czasie wskazanym w Agendzie.

7. Rejestracja, o jakiej mowa w ust. 2 powyżej oraz potwierdzenie zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacja jest równoznaczna z zawarciem z Organizatorami umowy dotyczącej udziału w Sano Science Day.

V.  Prawa i obowiązki uczestników

  1. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Sano Science Day oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego, a także zasad niniejszego Regulaminu.
  2. Personel Organizatora w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących zasad reżimu sanitarnego jest uprawniony do: – wezwania do stosownego zachowania; – żądania opuszczenia terenu obiektu, w jakim odbywa się Sano Science Day; – wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności, gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych uczestników lub personelu Organizatora i Sano Science Day lub mienia Organizatora, osób trzecich lub właściciela obiektu, gdzie odbywa się Sano Science Day.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, niestosowania się do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Sano Science Day i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
  4. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Organizatora.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Sano Science Day oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach/torebkach/walizkach oddanych do szatni, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie na jakim odbywa się Sano Science Day.

VI. Zasady Sano Science Day

  1. Sano Science Day zostanie przeprowadzone w języku angielskim w formule stacjonarnej. Organizator nie zapewnia tłumacza.
  2. Szczegółowe informacje i dokładny program Sano Science Day dostępny znajduje się w Agendzie.
  3. Sano Science Day obejmuje wykłady oraz dyskusje panelowe, prezentacje i sesje posterową.
  4. Przebieg Sano Science Day w całości lub w części zostanie utrwalony w postaci nagrania lub nagrań audiowideo oraz fotorelacji. Nagrania oraz fotorelacja w całości, w części lub ich kompilacji mogą zostać zamieszczone na stronie internetowej Organizatora, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora.
  5. Nagrania oraz fotorelacja mogą być udostępnione nieograniczonemu kręgowi odbiorców, którzy będą mogli się z nimi zapoznać, w tym w ramach utworu zbiorowego, w zestawieniu z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora (m. in. z wykładami innych Speakerów, z szatą graficzną platform na jakich miałby zostać umieszczony, obrazem i dźwiękiem) jak również w ramach ich opracowań, adaptacji. Organizator może użyć wszelkich materiałów z nagrań, fragmentów, ujęć, dokumentacji powstałych tak w trakcie utrwalenia nagrania jak i po jego utrwaleniu i umieścić na stronie internetowej Organizatora, na wszelkich portalach społecznościowych Organizatora w celach w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora i Sano Science Day.
  6. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Sano Science Day i jej agendę oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Agendy, w szczególności w przypadku zmiany Speakerów lub konieczności zmiany miejsca Sano Science Day z przyczyn niezależnych od Organizatora. O zmianach Organizatorzy poinformują na stronie internetowej. Organizator nie będzie wobec Uczestników i Speakerów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu.
  8. Uczestnicy zobowiązują się do nie zakłócenia przebiegu Sano Science Day.
  9. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Sano Science Day osób, które naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
  • zakłócają przebieg Sano Science Day;
  • podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
  • podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Sano Science Day,
  • podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
  • Organizator informuje, iż udział w Sano Science Day i ma charakter szkoleniowy i nie stanowi reklamy poszczególnych instytucji reprezentowanych przez uczestników Sano Science Day.

VII Prawa autorskie

  1. Speaker ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść swojego wykładu.
  2. Jeżeli jakąkolwiek część wykładu stanowić będzie elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Speakerowi, Speaker gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia wykładu i udzielenia Organizatorowi Licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń.
  3. Speaker wyraża zgodę na utrwalenie wykładu przez Organizatora lub podmiot działający na jego rzecz w postaci nagrania audiowideo.
  4. Speaker udziela Organizatorowi nieodpłatnie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji z prawem udzielania sublicencji o analogicznym jak licencja zakresie na korzystanie z wykładu utrwalanego w formie nagrania audiowideo w całości lub w części, samodzielnie jaki w ramach utworu zbiorowego, w zestawieniu z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora (m. in. z wykładami innych Speakerów, z szatą graficzną platform na jakich miałby zostać umieszczony, obrazem i dźwiękiem) jak również z jego opracowań, adaptacji i wszelkich materiałów, grafik, fragmentów, ujęć, dokumentacji powstałych tak w trakcie utrwalenia nagrania jak i po jego utrwaleniu – w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora i Sano Science Day, w tym w szczególności jego wykorzystywanie, udostępnianie w Internecie,  a także w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych, z zastosowaniem jakichkolwiek systemów i urządzeń, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora, na stronie Organizatora i na innych stronach internetowych Organizatora oraz na stronie Sano Science Day, w szczególności na portalach społecznościowych takich jak Facebook, YouTube, LinkedIn, X, Instagram, Slack itp.

VIII Wizerunek

  1. Organizator utrwali przebieg Sano Science Day za pomocą urządzeń rejestrujących obraz oraz dźwięk i obraz odpowiednio w formie fotografii/fotorelacji i nagrania dla celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji Organizatora i Sano Science Day.
  2. Uczestnik deklarując przy rejestracji chęć osobistego udziału w Sano Science Day, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo zgodę na wykorzystanie jego wizerunku, a także jego głosu (w tym jego wypowiedzi lub ich fragmenty) w celach wskazanych w ust. 1 powyżej bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez: utrwalenie wizerunku Uczestnika, a także jego głosu w fotorelacji i/lub w nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę (przetworzenie, modyfikowanie, przycinanie lub wykorzystywany do tworzenia kompozycji), powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku, a także głosu Uczestnika utrwalonego w wyżej wskazany sposób, w tym m.in. w zdjęciach i materiałach wideo (reklamach, materiałach autopromocyjnych), projektach plakatów, ulotek, portfolio oraz wszelkich innych materiałach promocyjnych, marketingowych i/lub informacyjnych; bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania w zakresie i w sposób analogiczny do tego, o którym mowa w pkt. VII ust. 4 Regulaminu, w tym w szczególności za pomocą Internetu na stronie Organizatora, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora, na stronie Organizatora i na innych stronach internetowych Organizatora oraz na stronie Sano Science Day, w szczególności na portalach społecznościowych takich jak Facebook, YouTube,  Instagram, LinkedIn, X, Slack itp.
  3. Speaker wyrażając Organizatorowi zgodę na wygłoszenie wykładu lub udział w panelu dyskusyjnym, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo zgodę na wykorzystanie jego wizerunku i głosu w celach wskazanych w ust. 1 powyżej bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez: utrwalenie wizerunku Speakera w fotorelacji i/lub w nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Speakera utrwalonego w wyżej wskazany sposób, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania w zakresie i w sposób analogiczny do tego, o którym mowa w pkt. VII ust. 4 Regulaminu, w tym w szczególności za pomocą Internetu na stronie Organizatora, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora, na stronie Organizatora i na innych stronach internetowych Organizatora oraz na stronie Sano Science Day, w szczególności na portalach społecznościowych takich jak Facebook, YouTube, LinkedIn, X, Instagram, Slack itp.
  4. Uczestnik/Speaker jest świadomy, że fotorelacja i nagranie z Sano Science Day zostaną udostępnione w Internecie i będą dostępne na stronie internetowej Organizatora, profilach na jego portalach społecznościowych oraz platformach takich jak YouTube Facebook, Instagram, LinkedIn, X, Slack itp dla nieograniczonej liczby osób bez ograniczenia czasowego.

IX Przetwarzanie danych osobowych

  1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  (dalej “RODO”), informuje się, że Administratorem danych osobowych Uczestników oraz Speakerów jest Sano – Centrum Zindywidualizowanej Medycyny Obliczeniowej – Międzynarodowa Fundacja Badawcza z siedzibą przy ul. Czarnowiejskiej 36, w Krakowie (30-054), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców oraz Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia (Kraków Śródmieście Krakowa, XI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000797490, NIP 677-244-64-72, REGON, 384298430.
  2. W celu realizacji praw wynikających z RODO należy skontaktować się z Administratorem korzystając z podanych danych kontaktowych lub z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail iod@sanoscience.org.
  3. Dane osobowe przetwarzane są w celu rejestracji oraz uczestnictwa w wydarzeniu Sano Science Day a następnie w związku z wykorzystaniem wizerunku, które to na podstawie akceptacji Regulaminu tworzy stosunek zobowiązaniowy pomiędzy Organizatorem a Speakerem/Uczestnikiem.
  4. Dane osobowe są przetwarzane w związku z celem wskazanym powyżej, a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zobowiązania (powstałego na podstawie akceptacji Regulaminu), którego stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed akceptacją Regulaminu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  5. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania Sano Science Day a po jego zakończeniu dane w zakresie wykorzystania wizerunku mogą być przetwarzane dłużej, szczególnie poprzez umieszczenie w wymienionych wyżej kanałach komunikacji.
  6. Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w Sano Science Day.
  7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty zaangażowane w projekty realizowane przez Administratora lub organy władzy publicznej i podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające w imieniu organów władzy publicznej, w zakresie i w celach wynikających z przepisów prawa, a także podmioty świadczące usługi niezbędne do realizacji zadań Sano. Dane mogą być również przekazywane partnerom IT oraz podmiotom zapewniającym wsparcie techniczne lub organizacyjne;
  8. Speakerowi/Uczestnikowi przysługuje prawo, w stosunku do Sano, do żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także do żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub przenoszenia. W celu skorzystania z tych praw prosimy o kontakt na adres e-mail podany w ust. 2 powyżej;
  9. Speaker/ Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia zarzucanego naruszenia.

X Postanowienia końcowe

  1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Sano Science Day na https://sano.science/sano-science-day-2024-regulations/ i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
  2. Niniejszy Regulamin może zostać zmieniony. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie z dniem jego umieszczenia na stronie, o jakiej mowa w pkt. 1 powyżej. Uczestnicy, którzy przed datą wejścia w życie zmienionej treści Regulaminu zaakceptowali Regulamin, zostaną poinformowani o zmianie w formie wiadomości e-mail oraz w razie braku akceptacji zmienionego regulaminu o prawie im prawo rezygnacji z uczestnictwa w Sano Science Day.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Sano Science Day. O odwołaniu Sano Science Day Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Science Day. Organizator nie będzie wobec Uczestników i Speakerów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Sano Science.
  4. Sano Science Day jest  finansowane z budżetu realizowanego przez Organizatora projektu Teaming for Exellence w ramach promocji projektu European Union Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 85733.
  5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa zgodnie z prawem obowiązującym na terytorium Polski.
  6. Wszelkie spory podlegać będą jurysdykcji polskich sądów powszechnych właściwych dla siedziby Organizatora.

To register for the conference, simply fill out the registration form. Registration will be possible until November 20